不在の時、あえて不在票を入れない時もある、ろっきーです。
今回は、
宅配の仕事で不在の時、不在票を入れるか、入れないか問題
について解説していきたいと思います。
中級者向けの記事になります。
宅配の仕事に慣れてきて、1,2ヶ月経ってくると、
「この家は基本的に夜しかいないけど、一応行ってみるか」
「あの家は不在票を入れると、必ず電話をかけてきてくれて再配達できる」
「今日は、昼間に不在が多かったから、夜に電話が鳴り止まなくて大変・・・」
など、宅配の仕事の流れ、各家々のパターンがわかってきた頃かと思います。
おさらいですが、基本的な配達の流れは、
伝票を見て配達先に向かう → 到着 → 配達完了 or 不在
不在の場合は、不在票を書いてポストに投函。お客様からの電話を待つ。
ですよね。
ここで、あえて
”不在でも不在票を入れない”
という、テクニックがあります。
「どういうこと？」
と思われた方のために、早速解説していきます。
【結論】あえて不在票を入れない理由は、配達を早くするために必要なテクニック
結論から言うと、
・あえて不在票を入れないのは、配達を早くするためのテクニック
ということです。
皆さん宅配をしていて、こういうことを感じたことがあると思います。
「この家はほとんど夜しかいないのに、昼間に不在票入れる意味あるかな・・・」
「夕方までに不在が多かったから、夜に電話が鳴りまくって忙しすぎる！」
「なんか今日、不在が多すぎて配達の時間がかかりすぎてる気がする・・・」
夜にしか在宅されてないお客様の家に、昼間に不在票を入れる意味はなくないですか？
仮に不在票を入れても、夜にもう一度配達してそこで配達完了するなら、最初から入れない方が書く時間も削れるし、効率がいいです。
お客様1人1人、生活リズムが違うので、在宅時間も違います。
なので、不在票を入れる、入れないを使い分けることによって配達の効率が上がり、結果的にスピードが早くなります。
次に詳しく、
「不在票を入れたときのメリット、デメリット」
と、
「あえて入れなかったときのメリット、デメリット」
をそれぞれ解説していきます。
不在票を入れたときのメリット、デメリット
・電話がかかってきた場合、確実に配達できる
・一度入れておけば、その日は電話がこない限り、行かなくていい
・不在が多い場合、電話が鳴りまくって後々大変
・不在票を書くこと自体、時間がかかる
”メリット”からみていくと、
不在票を入れて、電話がかかってきて夜の時間指定になったら、配達完了できるのが一番のメリットです。お客さんが不在票をみてくれてるので、確実です。（たまに約束を破られることもありますが・・・）
あとは、山の上にポツンとある家とかは不在票を入れておくと、電話がかかってこない限り、明日の配達で周ればいいので、後の配達の効率がよくなります。
”デメリット”としては、
その日の朝〜昼の配達で不在が30〜40件ぐらいあったとします。
全部の家に不在票を入れたら、夕方から夜にかけて一番忙しい時間に電話が鳴りっぱなしになるくらいかかってきます。
これはかなり配達の効率が悪くなります。個人的には最大のデメリットだと思います。
それと、意外と不在票を書く作業は時間がかかります。
不在票を取り出して、書いて、ポストに投函。この作業が30秒かかるとすると、
不在票を書く時間30秒 × 不在40件 ＝ 1200秒 → 20分！！
20分も時間がかかります。これは配達員にとって大きなロスだと思います。
20分もあれば5〜6件配達できますよ。
不在票を”あえて入れなかったとき”のメリット、デメリット
次に、”あえて入れなかったとき”の場合を考えてみます。
・不在票を書く時間がないため、配達が早くなる
・いちいち止まらなくて済むので、配達のリズムがよくなる
・電話がかかってこないため、配達に集中できる
・無駄に何回も周ることになり、逆に配達の効率が悪くなることも
・不在が多い場合、夜に周る件数が増える
”メリット”からみていきます。
先程、”不在票を入れたときのデメリット”で解説した、
不在票を書く時間、１枚あたり３０秒が、書かないことによってなくなるので、
配達が結果的に早くなります。
そして、”配達のリズムがよくなる”についてですが、
例えば、皆さん配達をしていて、
配達完了 → 不在 → 不在 → 配達完了 → 不在
よりも、
配達完了 → 配達完了 → 配達完了 → 配達完了 → 配達完了
の方が、スイスイ配達できてる感じがしませんか？
僕個人的にこれは、
「不在票を書くことによって、配達のリズムが止まってしまい、実際に配達が遅くなるのはもちろん、気持ちの面でも上手くいかなくて遅くなっているように感じる」
のだと、思います。
スポーツでもそうですが、前向きな気持ちって大事じゃないですか。
精神論みたいになってしまいましたが、配達をする上で僕は大切なことだと思っています。
”あえて不在票を入れない、書かない”ことによって、実際は不在であっても配達のリズムを乱さないことが、結果的に早い配達に繋がると思います。
そして、電話がかかってこないことにより、配達に集中できます。
これも”配達のリズム”に通ずることですね。
次に、”デメリット”です。
まず、”無駄に何回もまわることになる”についてです。
例えば、その日にお客様が旅行に出かけてるとしたら、あたりまえですが何回周っても不在ですよね。
それなら、１回目の配達時に不在票を入れた方が効率がいい。
あと、その日不在が多い場合は、夜に周る件数が増えることになります。
これは結構大変です。
意外と朝から不在票を入れた方が、電話がかかってきて、昼に再配達で荷物を減らすことができて、結果的に効率がよくなることがあります。
うまく使い分けよう
「それじゃあ、不在票を入れる入れないことのメリット、デメリットはわかったけど、結局どうすればいいの？」
と感じたと思います。
結論、うまく使い分けることが大事です。
・お客様によって使い分ける
例えば、
・この家は朝に不在票を入れると必ず電話をかけてきてくれて、置き配になる
・あの家はファミリー世帯で、たまに昼に在宅してるから寄ってみるけど、いない場合は夜に必ずいるから、あえて不在票を入れないでおこう
・あの山の上の家は、何回も配達に行ってると効率が悪いから、１回目で必ず不在票を入れて、その日はもう基本的に周らない。再配達の連絡を待つ。
例にあげた以外にも、色んなパターンがあると思います。
なので、ある程度コースに慣れてこないと見えてこないので、
担当コースに慣れるまでの”初心者”のうちに、基本的に全部の家に不在票を書いて投函し、お客様の傾向を把握する
そうすると、自分なりに”不在票を入れた方がいいのか、入れないほうがいいのか”、すぐに判断できるので、
最初のうちはドンドン不在票を書いて、入れまくっていきましょう。
まとめ
どうでしょうか？
今回、ちょっと記事が長くなりました、、すいません笑
不在票１つとっても、工夫次第で配達が早くなりますし、考えながら仕事をすることで楽しく感じます。
世間的には、単純な仕事のようにみえてると思いますが、意外と細かい部分でテクニックがあります。
皆さんの配達が、少しでも効率よくなることを願ってます。
最後に、こちらも記事も参考にしてください。
ではまた！
